Dans un précédent article, je vous faisais part d’une méthode pour organiser votre espace et votre environnement. Ici, nous allons aborder des étapes afin d’organiser son temps. Bien entendu, je n’invente rien, je vais simplement reprendre des lois édictées par des scientifiques et philosophes et les appliquer à notre gestion du temps. Ce qui est régulièrement enseigné aux cadres et managers.
Ces règles et principes sont transposables et applicables à votre vie personnelle comme professionnelle ou même associative. Plus facile à dire qu’à faire, respecter rigoureusement ces règles vous permettra néanmoins de vous sentir plus serein(e) et moins « dépassé(e) » par les événements.
Voici donc les 5 étapes et leur loi respective:
1. Gérer mes priorités
Afin de gérer mes priorités, il convient avant tout de savoir ce qui est une priorité. Pour cela, il est important de distinguer ce qui est « urgent » de ce qui est « important » et de ce qui superflu.
On définira alors les choses comme suit:
– L’urgent est ce qui a une échéance obligatoire le même. Je l’identifie en me posant cette question: « Si je le fais (ou le fais faire) demain, est-ce qu’il sera trop tard? »
– L’important est ce qui doit être fait à tout prix, ce qui aurait des conséquences graves si ce n’était pas fait. Je l’identifie en me posant cette question: « Si je ne le fais pas (jamais), est-ce que les conséquences seront graves? »
Selon la loi de Laborit, ou loi du moindre effort:
Nous avons tendance à faire ce qui nous fait plaisir ou ce qui est le plus facile en premier.
Afin de ne pas procrastiner, c’est-à-dire de remettre au lendemain ce que vous pouvez ou devez faire le jour même, hiérarchisez et priorisez vos tâches. Faites une liste et demandez vous pour chacune des tâches si elle est urgente, importante, les deux ou superflue.
Utilisez ensuite la matrice d’Eisenhower pour vous organiser.
2. Séquencer votre temps
Vos tâches peuvent prendre plus ou moins de temps. Dès qu’une tâche dépasse 3 ou 4 heures, il est nécessaire de la diviser en plusieurs sous-tâches, de vous fixer des étapes d’une durée de 30 minutes à 1 heure.
Selon la loi de Parkinson, ou loi de la pyramide sans fin:
« La nature a horreur du vide. Toute ressource a tendance à occuper tout l’espace nécessaire. »Pour chacune de vos tâches, fixez vous des délais atteignables et réalistes.
3. Se concentrer sur l’essentiel
Parmi l’ensemble de vos tâches, vous avez pu identifier les plus importantes. Sachez que toutes ne sont pas essentielles et que beaucoup peuvent être déléguées ou tout simplement abandonnées.
Selon la loi de Pareto, ou loi des 20 / 80:
« 80% des effets sont le produit de 20% des causes. »Ainsi, concentrez-vous sur vos tâches essentielles qui représentent 20% de l’ensemble de vos tâches car elles constitueront 80% de votre efficacité.
4. Eviter ou limiter les interruptions
Il peut arriver que vous soyez interrompus tandis que vous êtes occupés. Ces interruptions peuvent parfois être évitées ou, à défaut, être limitées.
Selon la loi de Carlson, ou loi des séquences homogènes:
« Un travail réalisé en continu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois. »Vous pouvez être interrompus par:
– les autres: dans ce cas, prévenez-les que vous serez indisponible à tel moment et pendant autant de temps. Assurez-vous qu’ils puissent se débrouiller sans vous.
– vous-même: planifiez bien vos tâches et fixez vous des délais pour les réaliser. Mettez-vous « dedans » afin de ne pas vous distraire vous-même. Ne travaillez qu’une chose à la fois.
5. Faire des pauses
Travailler en continu sans s’arrêter est néfaste pour votre efficacité. Il faut apprendre à faire des pauses et à travailler par étapes.
Selon la loi d’Illich, ou loi de l’efficacité décroissante:
« Au-delà d’un certain seuil, l’efficacité humaine décroît, voire devient négative. »Travailler par séquences d’1h30 ou 2h maximum et faites des causes entre chaque, sans quoi vous entreriez en résistance et vous fatigueriez mentalement.
6. Gérer les imprévus
Par définition, un imprévu ne peut pas être prévu!
Selon la loi de Hofstadter, ou loi du glissement de planning:
« Les choses prennent plus de temps que prévu, même en tenant compte de la Loi de Hofstadter. »Lors de la planification de vos, prévoyez un délai plus long pour les réaliser de manière à vous laisser le temps de gérer les imprévus. Si, par chance, vous n’avez pas d’imprévu, récupérez ce temps pour avancer sur une autre tâche ou pour prendre du temps pour vous même.
Conclusion
J’espère que ce petit article pourra vous aider dans votre quotidien. Nous pouvons avoir régulièrement l’impression d’être dépassé par les événements, c’est justement dans ces moments-là qu’il nous faut être organisés et rigoureux.
La mise en pratique des ces méthodes n’est pas toujours évidente et ces dernières ne résoudront pas tout, mais seront un bon socle pour faire ce que vous avez à faire plus sereinement.
